電子帳簿保存法やインボイス制度で、情シスはどのスタンスをとるべきか？

すぐそこまで迫ってきている

「経理部門から何も要件が降りてこないので動けないんですよね～」

ある現場で、来年10月に迫っている「インボイス制度」への対応とその3か月後に迫る「電子取引情報保存完全義務化」への対応について話題になりました。

その時、情シスメンバーが「経理側から何もアクションがない」と嘆いていました。「システム要件をベンダーと詰めるのはやるけど、肝心の要件を決めてくれないので、動きようがない」とのこと。

確かに本対応の主役は、様々な帳票や帳簿を扱う「経理部門」です。

ですが、本当に動きようはないのでしょうか？

要件は難しくない

業務要件を出すのは、その中心となるユーザー部門です。

今回でいえば、請求書や領収書など様々な「帳票」を扱い、仕訳帳や総勘定元帳などの「帳簿」を管理する経理部門が中心となるのは、間違いありません。

しかし、今回はいわば「国」がすでに要件を出している状況です。詳細は現場で詰める必要はありますが、概要はネット検索すればいくらでも入手できます。

ものすごく端的に言えば、電子帳簿保存法は「紙」ではなく「デジタル」で保存すること。その際にタイムスタンプを付与して、保存後は編集不可とし、検索できること。

インボイス制度は「適格請求書」に対応すること。その書式に必要な項目を追加して、消費税計算にも対応すること。

これだけです。

この「基本要件」さえ押さえておけば、後の詳細は経理部門など現場に任せればいいのです。

むしろ、情シスの方が「システム面」で考えるべきことがテンコ盛りです。
・対象となる現行システムは？
・現行システムへの改修方法と影響は？
・パッケージシステムはバージョンアップで対応できるか？
・スクラッチシステムはベンダーに追加機能をお願いできるのか？
・外付けで別パッケージを組み合わせた方が現実的なのか？
・システム外で運用してきた紙の帳票をどのシステムで保存するか？
・その場合のスケジュールと予算は？

現行システムは、「会計」「経費精算」「受発注」「請求」「販売管理」など多岐にわたります。現行システムの改修やバージョンアップだけで対応できない場合は「電子帳票保存システム」を新規で導入するなどの検討が必要です。

これらの判断は、経理部門ではできません。

情シスが主導すべき重要事項なのです。

つまり、経理部門の動きを待っていることに意味はありません。

こちらからシステム面の検討をまとめて動き出さないと、対応期間がどんどん短くなるだけです。

チャンス到来

大変厳しい言い方をすると、この程度で「受け身」になるようなら、「作業者マインド」が染みついているといえます。

「ユーザー部門から要件を出さないと下請けの情シスは動きません」と自ら宣言しているようなものです。

このスタンスでは、この先も指示ベースでの作業となり、自ら仕事のボリュームをコントロールできません。慢性的に忙しい状態から抜け出せなくなります。

仮にそうだったとして、本件は逆にチャンスです。

情シスがリーダーシップを発揮するには、うってつけの案件だからです。社内で存在感を示せる千載一遇のチャンスです。

貴社のIT部門、情報システム部門は、電子帳票保存法とインボイス制度について、どのようなスタンスをとっていますでしょうか？