情シス／IT部門が存在感を高めていく方法とは？

業務部門からのヘルプ要請の共通点

「プロジェクトがうまく行っていないので手伝ってほしい」

ある「業務部門」の部長から相談を受けました。お話を要約すると、以下のような状況でした。

・基幹システムの再構築プロジェクトで要件定義中
・要件が広がり過ぎて収集つかない
・ベンダー見積もりが予算の3倍超で開発に入れない。

プロジェクト体制に情報システム部門（以下、情シス）が入っていなかったことを問うと、以下の回答がありました。

「ウチの情シスは、プロジェクトを手伝う役割はないんです」

弊社では、情シスをお手伝いすることが仕事ですが、時折、業務部門からの依頼も受けることがあります。その業務部門からの依頼に共通していることは、

「情シスの関与が薄い」

ということです。

情シスとプロジェクトの関係性

情シスのITプロジェクトにおける「役割」は、どのように考えていけばよいのでしょうか？

1つの役割としては、「業務横断プロジェクト」や「全社的なプロジェクト」を情シスが仕切って進める、ということです。

例えば、複数の部門が関わるプロジェクトで、どこかの業務部門が仕切ることを想像してみてください。その業務部門は、機能の優先順位付けや予算配分などで、自部門の利益を中心に考えてしまいがちです。仮にそうでないとしても、周囲からは誤解を招いてしまいます。

情シスであれば、直接の当事者（エンドユーザー）ではないため、自然と客観的かつ全社的な立ち位置で動くことになります。このようなプロジェクトは、情シスは「何が何でも」中心的な役割を担っていくべきでしょう。

一方で、1つの業務部門に閉じたシステム導入はどうでしょうか？

このケースでは、業務部門が主導で行うケースが一般的になってきています。その業務の当事者として、要件を整理し、ベンダーと調整できます。スピードを求められる近年では、その方が都合のよいといえるでしょう。

しかし、「情シスが頼られない」のは別の話です。

業務部門に全て任せてしまうと、セキュリティが疎かになったり、同様のシステムが既にあるのに、競合システムを調達してしまったりすることもあります。ベンダーの言い値で発注し、ボッタクリにあうこともあるでしょう。

何より致命的なのは、「品質・リスク・コスト」などのマネジメントに不慣れなため、プロジェクトが失敗してしまうことです。特にプロジェクトの規模が大きくなればなるほど、マネジメント不足は致命的であり、失敗してしまう確率が高くなります。

全社的にプロジェクトを安定して進めたいなら、マネジメントの専門家を常にアサインしておく必要があります。全社ルールとして、一定規模以上は、マネジメントを支援するPMO（Project Management Office）の設置を義務付けます。

そのPMOに、必ず「情シス」が入るべきです。

もし、そのような文化がない企業であれば、最初は業務部門から抵抗されるかもしれません。でも、抵抗は周りが慣れるまでの一時的なものです。

最初は議事録や雑用係から入って、徐々に影響範囲を広げていき、最後は信頼される存在になればいいのです。

実際に弊社が支援する場合も、情シスが「下請け」の立場から入るケースや、「何もしなくていいから邪魔だけはしないで」と冷遇されるケースが少なくありません。しかし、その後信頼を積み上げ、替えのきかない存在になることは、簡単ではありませんが、多くの現場で達成できていることです。

そこで情シスの拠り所となるスキルは「ファシリテーション」と「プロジェクトマネジメント」となります。このスキルさえあれば、どのようなプロジェクトにおいても、重宝されます。あとは、業務を覚えて馴染ませればよいだけです。

私は「失うものは何もないので、これからどんどん上がっていきましょう。そのプロセスを味わってください」と伝えています。

この言葉に笑顔で反応する情シスは、かなり早い段階で評価を覆していきます。

下請けからパートナーへ

ITプロジェクトには、必ず「IT」や「システム」の要素が含まれるため、情シスが入る口実はいくらでもあります。PMOとして、どのプロジェクトにも入り込めるということです。

情シスが「下請け」から「パートナー」になる。

次々とプロジェクトを担当することで、「ファシリテーション」と「プロジェクトマネジメント」のノウハウが溜まり、スキルが磨かれていきます。そのスキルが感謝され、次のプロジェクトを呼び込みます。まさに情シスにとっての「好スパイラル」が生まれます。

情シスの稼働の多くを占める、システムの「運用・保守」は、企業にとって重要な位置づけで、無くすことはできません。そこを情シスが担うのも、自然な流れでしょう。

一方で、情シスがより経営に貢献するなら、「プロジェクト型」の方にシフトすることも有力な選択肢となります。

御社の情シス／IT部門のリソースは、今後どこを重点的に投入していく計画でしょうか？