プロジェクトマネージャーの異動という逆境をプラスに変える考え方

ざわつく現場

「すみません、異動になっちゃいました」

3月は異動の内示が出る季節。

ある現場では、基幹システム再構築プロジェクトの真っ最中ですが、プロジェクトマネージャー（以降、PM）が異動になりました。

プロジェクトメンバー全員が失意の中、特にショックが大きかったのが私を含めた情シスのPMOメンバーです。

これまでPMとPMOで一体となり、社内の要求を取りまとめ、ベンダーとも調整し、苦楽を共にしてきました。

それだけに、今後のプロジェクト運営に大きな不安が募ります。

他方、このざわつく中で、後任のPMの人が別の部署からやってきました。

その新任PMと話していると、少し前向きな気持ちになれました。

情シスPMOとして、この「PM異動」という逆境をプラスに変えていくには、どのように取り組むべきでしょうか？

PM異動のメリットとデメリット

まずは、PM異動のデメリットから整理してみます。

（デメリット）
・今までの知識、経験、関係性がリセットされる
・後任PMのキャッチアップに時間を要する
・一時的にスピードが落ちるため、遅延が発生する

ほぼ解説は不要ですね。いろいろなものがリセットされるので、二度手間が発生し、遅れに繋がります。痛すぎるのは間違いありません。

次にメリットを考えてみたいと思います。

（メリット）
①当事者として失われた客観性が得られる
②人間関係のしがらみがなく動ける
③「ごめんなさい」が言える

こちらについては、具体的に解説していきます。
 

●メリット① 当事者として失われた客観性が得られる

PMは、打ち合わせが多く、雑多なタスクに追われ、忙殺されています。

常に、バケツから水が溢れかえっている状態です。

重たいタスクほど、手を付ける余裕がなく、放置されがちです。

しかし、新しいPMはまだタスクを抱えていないため、余裕がある状態で判断できます。

そのタスクの負担が大きいとしても、重要であれば躊躇しません。

現場にどっぷり浸かっていると、PMも現場の問題に多く巻き込まれて、知らず知らずのうちに「担当者レベル」のタスクも多く抱えてしまいます。

ところが、外部からきたPMは「なぜそのタスクまでPMが抱えるのか？」と率直に投げかけてきます。

PMが忙殺され、PMとしての「管理者タスク」が後手に回っていないか、客観的な視点で確認ができます。

また、プロジェクトは過去の経緯があり、今に至ります。

過去に対立した部署とは関係が疎遠になったり、一度プロジェクトがOKを出したから変えにくくなったり、徐々に「なあなあ」になって会議を定期開催しなくなったりします。

ここで、経緯を知らない新任PMは強みが出ます。

新しいPMは現状を客観視できるので、プロジェクトとして盲点になっていた部分を「そもそも論」で突いてきます。

そして、モチベーション高く、あるべき姿に戻そうと実行していきます。
 

●メリット② 人間関係のしがらみがなく動ける

例えば、うるさい部署や声の大きな人がいて、システム要求が複雑化したり、改善検討が前に進まなかったりしている場合、新しいPMは真っ先にメスを入れてきます。

なぜなら、新しいPMは、すぐにでも功を立てるべく、即効性のある打ち手を探しているからです。

そこで目をつけるのが「人間関係」です。

ここは業務知識やシステム知識がなくても、すぐに動ける領域だからです。

気合いも入っているため、ハードでタフなネゴシエーションもひるみません。

新任の挨拶がてら、震源地に飛び込んでいきます。

場合によっては、問題となっているメンバーをプロジェクトから外すなどの大胆な手を打てるのも、新任PMならではと言えます。

また、ベンダーと仲良くなりすぎると、言いたいことも言いにくくなります。

しかし新任PMはまだ仲良くないので、客観的に指摘ができて、緩んだ緊張感をリセットし、関係性を正すこともできます。

ベンダーとも引き継ぎの挨拶で、ベンダー責任者と接点が持てます。

その場で、現在のベンダーの問題点を伝えて、ベンダー側をトップダウンで改革するチャンスに変えることができます。
 

●メリット③ 「ごめんなさい」が言える

過去にPMが全社的に「リリースはXX月」「予算はXXXXX円」と宣言して、承認されていたとしても、新しいPMには何の思い入れもしがらみもありません。

素直に「ごめんなさい」と言えます。

プロジェクトの状況を客観的に判断して「リリースをあと3か月延期させてほしい」「追加予算でXXXXX円かかります」「申し訳ございません！」と開き直って調整ができます。

もちろん、簡単に破ってよい約束ではありません。制約があってこそ、プロジェクトの緊張感を高く保ち、進めていける側面はあります。

しかし、忙殺されているがゆえに、知らず知らずのうちに現場への配慮が欠け、プロジェクトメンバーも追い込まれ、唯一の「一本道」だと信じ込み、破滅に向かっていることもあります。

そんな時には、新任PMの登場は、立ち止まって、現状を見直すきっかけと勇気を与えてくれます。

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ただし、プロジェクトのすべてを変えてしまってはいけません。

今までうまくいっている良いところは、もちろん継続していくべきです。

そのためには、情シスPMOが現状をたな卸しして、PMと「残すべきところ」と「変えるべきところ」をしっかりと合意することが重要です。

PM交代がうまくいくかどうかは、情シスPMOの動きにかかっています。

PM交代のターニングポイントをプラスに変える

冒頭の新任PMと情シスPMOは、何度も打ち合わせを重ねました。

そこで次の方針を決めます。
・プロジェクト体制の見直し（ネックとなっている人の交代）
・プロジェクトオーナーと週一の個別ミーティング
・ベンダー報告体制の見直し（ベンダー執行役員も同席）
・リリースを3か月延期
・追加予算の獲得と大きな仕様変更の実施

プロジェクトにとって、良い意味でのターニングポイントとなりそうです。

貴社のIT部門・情報システム部門のPMOは、「PM異動」をプラスに変えることができていますでしょうか？