収納棚の法則、情シスを何名にしようが、その人数で最適化される。だからこそ…

新しい役割のための増員

「あと3名ほど増やしたいんですけど、どう思いますか？」

ある情シス責任者に相談を受けました。

現在、情シスは10名で、各メンバーは多くの仕事を抱えています。

その上で、来期は新しい「本社直轄プロジェクト」を控えています。そのため、圧倒的に人手不足になることが予想されるとのこと。

そこで、現在の情シス10名が何をやっているのか、タスク分析をします。

そして、私は申し上げました。

「増やす前に減らしませんか？」

収納棚の法則

突然ですが、家の荷物を片付ける際の「収納棚」で考えてみたいと思います。

棚を1つ設置すれば、当然ながらその棚には「物」が埋まります。

もう1つ棚を増やせば、そこにも「物」が埋まります。

3つ、4つ、5つ…と棚を増やしても、必ず埋まります。

では、10個増やすとどうなるのでしょうか？

必要ないと思っていても、必ず何かしらで埋まってしまいます。

ここで問題なのは、10個まで増やした棚を見ながら「何個の棚が正解だったのか？」を考えることです。

正解はないのですが、物が埋まっている光景をみると「10個は必要だった」「むしろまだ不足しているんじゃないか」と考えてしまうことになります。

情シスの法則

これは、そのまま情シスの適正人数にも当てはまります。

仮に、今10名いるとしましょう。

すると、必ず10名とも忙しくなっています。どの人も抜けたら困る状況です。

人は与えられた役割の中で、自分の存在を正当化していきます。

どんな人も仕事を見つけ出し、取り組みます。その人のキャパシティがオーバーするまで、仕事は増え続けます。

タスクで満たされると、人は安心して、そのタスクに集中していきます。

PMO、運用・保守業務、ヘルプデスク、内製開発など、どんな役割であっても、その領域を深掘りしていけば、いくらでもタスクは作り出せてしまうからです。

良く言えば、ゆっくり時間をかけて丁寧にやることになります。悪く言えば、のんびりマイペースで生産性が落ちることになります。

そして、各メンバーはいつも忙しくなります。

その状況を見ながら「何名が適正か？」を考えると「やはり10名は必要」「むしろまだ不足している」となってしまうのです。

今を見ずに未来を見る

では、どうすればいいのでしょうか？

情シス責任者が最初に「必要な人数」を決めてしまうしかないと考えます。

情シスに必要な役割を定め、コアを定め、具体的な役割をイメージし、それぞれ何名必要かを定義するしかありません。

ポイントは「今」を見ずに「未来」を見て、定義することです。

そこには正解はありません。「どうありたいか？」しかありません。

ここで、仮に「減員」したらどうなるのでしょうか？

すると、各メンバーはそこに向けてタスクを最適化していきます。

優先順位の低いタスクが捨てられ、今まで丁寧にやっていた仕事も効率的に進めるようになります。

ユーザー部門や派遣スタッフ、外注業者にタスクを移譲して、積極的に任せるようになるかもしれません。

何名にしようが、その人数で最適化されます。

大抵は、家の収納棚と同じく「過剰」なのです。

現在の役割の棚は、もっと減らせるはずです。

そして、もっと別の物（役割）を置けるはずです。

そのためには、情シス責任者の「方針」が必要なのです。

棚が決まると収束していく

冒頭の情シス責任者は、なんと現状の役割を半分の5名でやると宣言しました。

この方は強権発動で、やるといったらやるタイプでした。

それから1年後、10名から7名で既存の役割は回せるようになりました。まだまだ、5名に向けて改革中とのこと。

「ウチは丁寧にやりすぎていたんですね」

捻出した3名分は、新しい本社プロジェクトを精力的に進めています。

貴社のIT部門／情報システム部門は、今の役割は何名が適正だと考えておりますでしょうか？