情シスの組織戦略で真っ先に考えないといけないのは「省力化」

理想と現実

「5人も増やすのは絶対に無理です」

ある現場で、情報システム部の部長が「情シス役割To-Be」を定義しました。

新しい役割が増えて、圧倒的に人手が足りません。これをすべてやるには、人を増やす必要があります。

何名必要かを試算してみると「5名」も足りません。

しかし、そんなに多くの増員が承認されるわけがありません。経営層から見れば、十分に人がいるように見られています。

とはいえ、新しい役割を縮小していくと、現状に逆戻りです。

To-Beを描いた理由は、今の延長線上ではない、情シスを成長軌道に乗せ、組織変革を成し遂げたいからです。

それなのに、このままではTo-Beが「絵に描いた餅」となりかねません。

この後、どのように進めていけばよいのでしょうか？

まずは地ならし

情シスの組織戦略の第一歩は「ありたい姿」を描くことです。

それが「情シスTo-Be」となります。

この次のステップは何でしょうか？

それは「省力化」です。

未来を見据えた上で、現状に目を向けていきます。

人を増やす前に「地ならし」をして、受け入れ体制を整えます。組織を「筋肉質にする」と言い換えることもできます。

現在のまま人を増やしてしまうと、今の仕事のやり方が「聖域化」してしまいます。ダラダラ仕事をしたり、改善の余地があったとしても、組織として現状を肯定してしまうことになります。

情シスの生産性を上げるには、現状の工数を分析し、多くの工数がかかっているタスクの改善を行うことが先決です。

現状の役割をより少ない人数で回すことができれば、浮いた人員を新たな役割に投入できます。

そうすることで、本当に必要な増員数を抑えることができます。

まずは情シスを「筋肉質」にし、その後に「増員」というステップが重要です。

省力化の観点

では、情シスの具体的な「省力化」の方法を考えていきます。

現状の工数を可視化したら、次の3つの問いかけに対して、実現可能な手段を検討していきます。
 

① タスクを移管できないか？

・ユーザーに移管（業務システム問い合わせ受付等）
・保守ベンダーに移管（保守契約見直し等）
・アウトソーシング（セキュリティ・ログ監視等）
 

② タスクをそもそも無くせないか？

・オンプレをクラウド化し、物理的な保守からの解放
・古いプロセス廃止（ペーパーレス、押印レス等）
・手作業プロセスの自動化（マクロ、RPA等）
・その他、ユーザー側で自己完結する仕組み化
 

③ タスクを効率化できないか？

・問い合わせを減らす（FAQ、チャットボット、マニュアル改修）
・ヘルプデスク効率化（回答ノウハウ蓄積、共有等）
・保守性の悪いシステムの改修、入れ替え
・保守サービスの悪いベンダーのチェンジ
・ユーザID管理効率化（IDaaS、EIAM等）
・キッティング効率化（ゼロタッチ、外注等）
 

上記は一例に過ぎませんが、現状のタスクを全て棚卸ししてみて、その全てを疑ってみることです。

「そもそも必要なのか」「そもそもやり方は正しいのか」「そもそも情シスがやることか」など「そもそも」の観点で疑ってみることで、現状の延長線上にはない変革レベルの施策につながっていきます。

情シスメンバーを巻き込む

「ウチには無駄が多くありましたが、このタイミングで見直しができて良かったです」

冒頭の情シス部長は、現行の全タスクの工数を可視化し、改善を検討していきました。

情シスメンバーにも具体的なアイデアを募集し、多くの施策が集まります。

その後、各領域のエースとやる気のある若手を中心に「情シス改善WG」を立ち上げました。各施策についてはWBSを引いて、担当者を決めて、活動を進めています。

来期の増員については「5名」ではなく「2名」で予算を申請しました。

貴社のIT部門・情報システム部門では、「増員」の前に「省力化」を検討できていますでしょうか？