経営幹部がDX展示会で見つけたサービスを、情シスはどう扱うべきか？

「行ってよかった」——でも、気がかりが1つ

「いろいろな情報が得られて、刺激にもなりました」

先日、ある情シス課長から、こんな感想をいただきました。

私が「DX展示会」に行ってみることを勧めたからです。

その課長が非常に多忙なことは、よく知っています。だからこそ、あえて私は、強く勧めました。展示会には、次のようなメリットがあるからです。

・自社の課題に対して、解決策の選択肢が増える
・他社の事例や導入パターンを、その場で確認できる
・展示会ならではの、偶然の発見がある
・DXトレンドの熱量と、市場の肌感覚が得られる
・日常業務から切り離され、戦略的な思考が促される

特に重要なのは、最後の点です。

たまには外に出て、気分転換をして、新しい世界に触れてほしい。そう思ったからです。

情シスがベンダーに振り回されず、ユーザーにも振り回されないためには、情シス自身が幅広い選択肢を持ち、提案力を高める必要があります。

だからこそ、情シスはわざわざ時間を割いてでも、足を運ぶべきなのです。

その課長は、忙しいスケジュールを何とか調整し、展示会に行ってくれました。反応は上々で「行ってよかった」とのこと。勧めた私も、嬉しくなりました。

ところが、その後に、気になることを言われます。

「ただ、そこで当社の経営幹部も見かけまして、少し気がかりで⋯」

どういうことか。

その経営幹部は、行動力があることで有名な方。しかも、権限もあります。気に入ったサービスを、勝手に「一本釣り」で導入してしまいそうで、不安なのだそうです。

なるほど。それは確かに困ります。

そこで課長は、次の経営会議で、あらかじめ牽制しておきたいと言います。

さて、どのように説明すればよいのでしょうか？

なぜ「一本釣り」は中小企業で起きるのか

実は、このようなケースは、中小企業では「あるある」です。一方で、大企業ではあまり起きません。

なぜでしょうか？

上場企業やその子会社は、J-SOX（内部統制報告制度）における「IT全般統制」の要件を満たす必要があります。そのため、「情報システム管理規程」の策定が必須となっています。

また、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークを取得している企業も、監査に対応するため、規程を整備しています。

つまり大企業では、ベンダー選定のルールに則って進めることが、当たり前になっているのです。

一方、中小企業では、そもそも監査の義務がない場合が多い。そのため、明文化された規程やルールが存在しません。

なおかつ、中小企業は情シスのリソース不足も顕著です。忙しい情シスにわざわざ声をかけるより、黙って入れてしまった方が早い。そう思われてしまうのです。

しかし今後、DXを強力に推進していく企業となれば、話は変わってきます。

選定ルールがなければ、部分最適なシステムが一気に増えていきます。IT投資額も、予算を大幅に超過します。セキュリティリスクも、大幅に増加します。

その結果、あちこちで行き詰まり、事故が多発してしまうのです。

情シスが本当に守るべき「両立」

さて、話を戻しましょう。

一時の感情だけで、経営幹部がベンダーに言いくるめられ、サービスが導入されるのは困ります。

情シスの立場としては、きちんとした選定プロセスを踏みたい。RFIやRFPを活用し、競合ベンダーも比較調査した上で、客観的に決めるべきです。

ところが、ここに落とし穴があります。

RFIやRFPといった、情シス以外ではあまり馴染みのない言葉を振りかざし、厳しい選定ルールを宣言すると、どうなるでしょうか。

「なんだか面倒くさそうだ」
「情シスとは距離を置きたい」
「いっそ内緒で進めてしまおう」

こう思われてしまいます。そして、これはもっとまずい事態を招きます。何が起きるのでしょうか？

情シスの知らないところで、「シャドーIT」が、どんどん増えていくのです。

これこそ、最悪です。

つまり、情シスに求められるのは「両立」です。

経営幹部がDXをやりたいのなら、そのモチベーションの火は、決して消さない。しかし、情報だけは、情シスにきちんと集まるようにする。

この両方を、同時に成立させなければなりません。

ここで、情シスの立ち位置を、あらためて考えてみましょう。

やってしまいがちなのは、ユーザーを止める「関所」になること。

ルールを盾に通行手形を求め、条件が揃わなければ通さない。これでは、幹部の火は消え、シャドーITという「闇ルート」が生まれるだけです。

情シスがなるべきは「水先案内人」です。

目的地は、同じで構いません。ただ、その航路には浅瀬もあれば、暗礁もある。だからこそ、船を止めるのではなく、隣に乗り込んで、安全な航路へと導いていく。

これが、情シスのあるべき姿です。

DX戦略に「紐づけて」正当性を持たせる

幸い、この企業は、まさにこれからDX戦略の策定を進めようとしていました。

だからこそ、そこに紐づけて、正当性を持たせるのが得策です。

そこで、情シス課長には、経営会議で次のように説明してもらいました。

 

経営幹部のやる気を削がないよう配慮しつつ、説明したそうです。

すると、その後を、社長がフォローしてくれました。

「何でもかんでも、お金を出せるわけじゃない。それにセキュリティは、我々は素人だ。きちんと情シスに話を通すように」

これで完璧です。

情シスに連絡さえ来れば、統制をきかせられます。情シス主導の「選定プロセス」に乗せることができます。

あわせて、取り急ぎ「システム導入・ベンダー選定ルール」を明文化することにしました。そして最終的には「情報システム管理規程」として、体系的なルールを整備していく予定も加えます。

熱量を消さなかったから、むしろ速く進んだ

「さっそく、その経営幹部から相談がありました」

後日、情シス課長がそう振り返りました。

その幹部は、DX展示会で知り合ったベンダーのサービスを、強烈に推してきたそうです。

そこで情シスは、そのサービスの競合をピックアップし、情シス主導でRFIを策定。情報収集を行います。

その結果、どうなったか。

そのサービス以外に、より自社にフィットし、なおかつ価格も安いサービスが、いくつも見つかったのです。

その幹部も「全然こっちの方がいいね！」と、情シスの進め方に納得した様子。今後は、情シスがRFPを作成し、選定を進めていくことになりました。

おそらく、情シスが見つけてきたサービスだったら、ここまでスピーディには展開しなかったはずです。

経営幹部が展示会で沸き起こったやる気の火を、情シスが消さなかった。むしろ後方から支援した。だからこそ、そのサービスは急速に、導入へと進んでいるのです。

情シスは、ユーザーを統制しないといけない側面があります。しかし、その制約と両立させながら、ユーザーに寄り添うべきです。

情シスに相談した方が、ユーザーは得をする。

これこそが、情シスの在り方ではないでしょうか。

貴社のIT部門・情報システム部門は、ユーザーのDXの熱量を消すのではなく、より大きくできていますでしょうか？