「電子帳簿保存法」スタート！攻めの情シスは運用フェーズでどう向き合うのか？

まだまだ落ち着かない電帳法の運用

「電帳法がなかなか手離れしなくて困っています」

ある現場の情シスメンバーが愚痴をこぼします。

電子帳簿保存法（電帳法）対応が今年の1月から開始となり、3ヶ月が経過しました。

電帳法対応システムは、無事に稼働しています。

システムに求められる基本要件は、シンプルです。
・タイムスタンプを付与する
・変更できなくする
・検索できるようにする

このため、多くの現場では「パッケージシステム」で対応しています。

パッケージなので、一定の品質も確保されています。バグも数えるほどしか発生していません。

それなのに、情シスは対応に追われています。

現在、現場ではどのような課題が発生しているのでしょうか？

そして、情シスはどのように動けばよいのでしょうか？

「受領側」は比較的問題なし

電帳法システムは、大きく2つに分かれます。

「受領側」と「発行側」です。

受領側の代表的なものは「経費精算システム」です。

お店から「受領」した領収書や、取引先から「受領」した見積書、請求書などを電子保存するものです。

この経費精算システムは、一般的にどの現場でも「パッケージシステム」を導入しています。パッケージなので、「バージョンアップ」で対応してくれます。

今まで通りアップロードしたファイルが、そのまま電子保存されるだけです。

使い勝手はほぼ変わらず、運用フローも変わらないため、現場の混乱はほぼない状態です。

そのため、受領側はどの現場も大きな問題は発生していないよう感じます。

「発行側」は単純ではない

では、「発行側」はどうでしょうか？

発行側は、困ったことに「見積書」「契約書」「請求書」がそれぞれ別の仕組みで運用されているケースが多いのです。

このうち、「請求書」の代表的なものは「販売管理システム」です。

この販売管理システムは、業務と密接に絡みます。そのため、多くの現場では「スクラッチ開発」や大幅な「カスタマイズ」等で、独自のシステムが構築されています。

一方で、「見積書」は別のシステムを使ったり、エクセルで個別作成したりしています。

他方、「契約書」については、まだ紙の押印が主流だったりします。最近では、電子契約システムに移行する現場も増えてきました。

このように「発行側」は、帳票ごとにシステムが異なり、かつ独自開発しているケースもあり、自動的にバージョンアップで対応されるわけではありません。個々に手をいれるのも、費用面と時間面で得策ではありません。

そのため、多くの現場は「電帳法パッケージシステム」を「外付け」で導入しています。

理想は、その外付けパッケージと各システムを自動連携すること。

しかし、そのためには各システムにカスタマイズが必要となり、大きな費用が発生します。タイトなスケジュールの中で、開発期間も十分にとれません。

そのため、多くの現場では「いったん運用でカバー」となりました。

運用カバーの問題

この「運用でカバー」の一番の問題は何でしょうか？

もちろん、運用負担が大きくなるという問題があります。しかし、電帳法においては、それ以上の問題があります。

それは、電帳法で義務付けられた帳票の「保管が漏れる」です。

電帳法フォルダに保管しなくても、業務は回ります。むしろ手間がかかる分だけ、スピードが犠牲になります。

そのため、ユーザーは「法的義務」を認識しつつも、後回しになったり、失念したりしていきます。

この発行側の帳票をいかに「漏れ」をなくし、「期限内」に保管するか。

これが大きな課題となっています。

情シスの立場

さて、情シスの話に移ります。

電帳法システムの導入に対して、情シスはどの現場も非常に頑張りました。

システム選定、導入時のシステム設定、受入テスト、マニュアル作成など、多方面において精力的に推進します。

動かないユーザーを尻目に、どれだけ尻拭いをしてきたことか。

その数ヶ月前のインボイス対応→電帳法対応と息継ぎなく対応に追われ、情シスは疲れ果ててしまいました。

このシステムの「運用」を早くユーザーに移管し、手離れさせたいと思うのは当然のこと。

一方で、情シスの評価は、この稼働後の「運用定着化フェーズ」で決まります。

ここでユーザーへの移管を急ぐと、ユーザーにとっては「押し付け感」が強く残ることになります。

せっかく今まで頑張ってきたのに、最後の最後に「情シスは何もやってくれない」「情シスは丸投げしてくる」とユーザーの評価を落とすのは非常にもったいないのです。

情シスのやれることは、まだまだあります。
・ユーザーの負担をより軽減する自動化ツールの開発
・保管漏れチェックツールの開発
・ベンダーとシステム改修調整
・システムマニュアルの改善
・ユーザーへの説明/啓蒙活動
・業務フローの見直し

情シスがすべてにおいて「手取り足取り」やるべきだとは思っていません。それだとユーザーの主体性が失われるからです。

ユーザー部門と役割を分担して「情シスは責任もってやるから、そっちもやってね」で、全体として安定稼働に向けて進めていけばよいのです。

そして徐々にユーザー部門の比重を増やし、段階的に移管していくべきでしょう。

最後まで攻めきる

「終わりよければすべて良し」という言葉があります。

情シスは、最後の「定着フェーズ」までしっかりやりきること。

最後まで攻めきるからこそ、「攻めの情シス」です。

ユーザーの「感謝」をもってクローズすることで、情シスのプレゼンスが爆上がりするのです。

現場との関係性もよくなるため、次のプロジェクトがより連携しやすくなります。

プロジェクトとは、その「連鎖」だと思います。

貴社のIT部門・情報システム部門は、電帳法の定着フェーズまで攻めきれていますでしょうか？