RFI（情報提供依頼書）をベンダーとやりとりする文面のサンプル|情シスコンサルティング株式会社

2026

7/13

「RFIはベンダーにどのように送ればよいか？」とよく質問をいただくので、ここにサンプルを提示します。

面識のないベンダーは、担当者のメールアドレスが分かりません。そのため、ベンダーのホームページにアクセスし、「問い合わせフォーム」から、RFIを送ってよいかどうか、また、その場合のメールアドレスを問い合わせます。

注意したいのは、ベンダーにとっては営業チャンスなので、対面で売り込もうとしてきます。それがダメでも、電話でとりあえずコンタクトをとろうとしてきます。しかし、RFIは10社前後に送付するため、すべてのベンダーと対面で会っていたら、それだけで多くの時間を取られてしまい、消耗してしまいます。

また、システム情報以外の部分（営業担当者の力量）で、売り込みが上手なベンダーが良く見えたりして、変なノイズが入ってしまいます。さらには、良くしてくれた営業担当者にお断りの連絡を入れるためにも、時間をとる必要が生じます。断る数だけ「後ろめたさ」も積み重なり、心身ともに疲弊してしまいます。

これは、単なる情報収集にしては、やりすぎです。

そのため、先回りして「メールベースのやりとり」をお願いしておきます。

その際の文面サンプルは以下の通り。

貴社システムにおける情報提供のお願い（RFI送付先のご確認）

突然のご連絡失礼いたします。
○○○○株式会社の○○と申します。

現在、弊社では基幹システムの導入に向けた情報収集（RFI）を進めており、貴社の製品・サービスもぜひ検討対象に含めたく、ご連絡いたしました。

つきましては、RFIをお送りしたく存じますので、送付先のメールアドレスをご教示いただけますでしょうか。

なお、現在は複数のベンダー様に並行して情報提供をお願いしている段階のため、本RFIにつきましては、まずはメールでのやり取りをお願いできればと考えております。

ご訪問やお電話でのご挨拶につきましては、選定が具体的に進んだ段階で改めてこちらからご相談させていただければ幸いです。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○○○株式会社
○○部 ○○○○

この文面は、どのベンダーにも同じです。コピペして使いまわします。
そうすることで、RFIを10社前後に同時配布する際の負荷軽減となります。

RFIを送付すると、回答が返ってきます。その際の返信文のサンプルです。

○○○○株式会社
○○様

お世話になっております。
○○○○株式会社の○○です。

このたびは、RFIへのご回答をお送りいただき、誠にありがとうございます。ご提出いただいた資料は、無事に受領いたしました。

頂戴した内容につきましては、社内にて確認・検討させていただきます。

内容についてご不明な点・ご質問等が生じた際には、改めてこちらからご連絡差し上げます。

まずは、受領のご報告と御礼を申し上げます。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

○○○○株式会社
○○部 ○○○○

こちらも、それぞれのベンダーに対して個別返信の内容を考えると、負担が大きくなります。そのため、一律、同じ文面で返していきます。

RFIの段階では、ベンダー各社と一定の距離感を保ちつつ、幅広く情報収集していきましょう！

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（↓まずはRFIとRFPの違いを押さえましょう↓）
RFIとRFPの違いは？

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