ベンダー選定の手順を合理的にアレンジしていく

選定あるある

「ベンダーが決まるまで半年かかると思います」

ある現場で「電子契約サービス」を導入することになりました。

情シスメンバーのAさんがPMOとしてアサインされ、プロジェクト計画書を作っています。

Aさんにスケジュールを確認すると、ベンダー決定まで「半年」かかるとのこと。

「そこまでかからないはず…」

と思った私は、WBSを確認したところ、すぐにその理由がわかりました。

なぜ半年もかかるのでしょうか？

基幹システムの選定プロセス

以前、Aさんとは「基幹システム導入プロジェクト」を一緒にやりました。

その時に、ベンダー選定プロセスをしっかりと引き継ぎました。

今回のWBSを確認したところ、Aさんはその時のプロセスを忠実に再現していました。

皮肉なことに、忠実に再現したがゆえに、長くかかる原因になっていました。

基幹システムでは、要求が複雑で、全社的に大きな業務影響もあります。

何よりも導入するまでに非常に大きな金額がかかります。

そのため「石橋を叩いて渡る」ステップで進めていくのは当然です。

（基幹システム選定プロセスの例）
1.システム企画書／プロジェクト計画書作成
2.ベンダーリストアップ
3.RFI作成＆回答整理
4.トライアル検証
5.NDA締結＆RFP作成／提示
6.提案書受領／評価
7.プレゼン評価
8.最終選考

基幹システム以外の選定プロセス

一方で、基幹システム以外の小規模なシステムやサービスでは、要求がそれほど複雑ではありません。

何よりも金額が圧倒的に小さくなります。

「数億円かかる基幹システム」と「月数万円のクラウドサービス」を、同じようなコストをかけて選ぶべきでしょうか？

安ければ安いほど、選定に費やした人件費と時間が割に合わなくなります。

あきらかに「too much」です。

特にSaaSは「スモールスタート」で実験的に始めることが多くあります。

このようなケースは「スピード」が重要であり、早めに手応えや今後の展望を確認したいのです。

金額が小さいので、もし問題が発生しても、他社に乗り換えることができます。

そのため、基幹システムを「MAX手順」とした場合、そうでないシステムは、そこから手順を「引き算」していきます。

手順は遵守するのではなく、選定までのストーリーで「再構築」していくことが重要です。

言い換えると、経営層や現場部門が納得する「最低限の選定品質」が担保されれば問題ありません。

合理的にアレンジする

今回の電子契約サービスの場合、「基本機能」は非常にシンプルで、どのサービスも差はありません。

一方で、現行システムとの連携は、ユーザーの利便性に関わるため、重要な評価項目としました。

（評価項目）
・現行の基幹システムとの連携
・既存画面への組み込み
・データベースから契約書へのデータ差し込み

そのため、トライアルを申し込み、実際にテスト環境に組み込んで、評価することにしました。

（今回の選定プロセス）
1.プロジェクト計画書作成
2.ベンダーリストアップ
3.RFI作成＆回答整理
4.トライアル検証
5.見積書受領
6.最終選考

今回の手順は、RFPを省略しました。

そのため、NDA締結、提案書評価、プレゼン評価なども合わせて消滅します。

トライアルで実際のシステム動作を確認した上で、後は価格、という流れです。

重要なのは、基本をおさえた上でアレンジするということです。

そうしないと、最初に目にしたものに飛びつく「行き当たりばったり」となり、「選定」と言えない状況になってしまいます。

RFIやRFPを選定ストーリーの中で効果的に使い、時にそのノウハウを大胆に削っていきます。

その選定の背景を理解し「MAX手順」を「MIN手順」にアレンジしていく考え方が大切です。

最短距離を走る

「あっという間に終わりましたね」

WBSを引き直した結果、選定までの期間は3ヶ月に短縮されました。

しかも、トライアルで基幹システムのSandbox環境にサービスを組み込んで確認したため、そのまま本番環境に移送するだけです。

また、マニュアルもトライアルの際に作っておいたので、すぐに本番開始できました。

その後、Aさんは「生成AI導入プロジェクト」にもアサインされました。

今度は、合理的にアレンジして進めてくれると思います。

貴社では「選定ノウハウ」を確立したうえで、効果的に「アレンジ」できておりますでしょう？